REMARQUE LIMINAIRE IMPORTANTE : La TVA.

La position retenue a été de ne pas, pour le moment, tenir compte de la TVA. Il nous a semblé qu'en l'intégrant tout de suite dans le fonctionnement, ce n'était plus, pour la plupart des évènements, 2 mais 3 pavés qui allaient "bouger", obligeant l'utilisateur à se livrer à des calculs en fonction des taux de TVA.

Le principe de la TVA est "expliqué" dans le bonus, pour ceux qui le souhaitent.

Fonctionnement du logiciel proprement dit

Le système vous invite à choisir la structure pour laquelle vous renseignerez des données

• Société
• Entreprise individuelle
• Association

Les évènements qui vous seront alors proposés, colonne située sous « Evènements courants », seront fonction de ce choix initial.

Votre deuxième choix sera le niveau d’aide que vous sollicitez :

1 - Débutant : aide maximale (évènement par évènement) ; la mise à jour s’effectue après avoir renseigné une somme ET enfoncé la touche ENTREE. Manu vous accompagne pour que vous vous posiez les bonnes questions, avant la mise à jour proprement dite, et vous explique ce qui s’est passé après cette mise à jour.

C’est le mode par défaut du logiciel. Nous ne saurions trop vous conseiller de vous affranchir des questions pour passer au niveau 2, le plus rapidement possible. Ne sous-estimez cependant pas l'apparente simplicité des questions qui vous sont proposées, ce sont celles que se sont posées tous les comptables, lors de leur laborieux apprentissage de la comptabilité, leur garde-fou, leur fil rouge. Il y a bien une notion d'équilibre à trouver (en comptabilité, on appelle ça une contrepartie), c'est rassurant de trouver assez vite une certitude sur une des deux incidences d'"écriture comptable" ; ça aide à trouver sa contrepartie. La contrepartie d'une charge n'est jamais un produit ; la réciproque est également vraie.  

2 - Débutant dégrossi : Manu vous explique ce qu'il se passe en fonction de l’évènement choisi. La mise à jour s’effectue après avoir renseigné une somme ET enfoncé la touche ENTREE. 

3 - Initié pas à l’aise : vous ne bénéficiez plus que de l’aide « couleur ». Bleu : opérations affectant la trésorerie ; rose : opérations faites à crédit ; noir : partie comptant et à crédit ; jaune-orangé : écritures d’inventaire.

Vous pouvez renseigner plusieurs cases avant d’effectuer vous-même la mise à jour. C’est vous qui en décidez quand vous vous estimez prêt.

L’ensemble des évènements est classé de façon aléatoire à chaque remise à zéro, sauf si vous avez retenu l’option « Evènements classés » ; le mode "Tri aléatoire des évènements" est retenu par défaut.

4 - Initié : les aides couleur disparaissent ; les évènements se classent de façon aléatoire, sauf si vous avez sélectionné l’option « classé ». La seule façon de distinguer deux évènements ayant en apparence le même libellé, est son commentaire (ou info-bulle) associé : « à crédit », « comptant », « écriture d’inventaire ».

Pour la suite, le fonctionnement proprement dit est très intuitif, il suffit de sélectionner les évènements, d’y rentrer des sommes, d’observer les postes qui sont modifiés, et d’en trouver l’explication.

Nous vous suggérons de rentrer, pour chaque évènement, des montants différents les uns des autres (voire éviter également des sommes représentant la moitié de celles pouvant déjà être renseignées. Exemple : « matériel », 10 & amortissements du matériel 5), de façon à bien pouvoir distinguer chacun d’entre eux. Au cas considéré, vous ne saurez pas si les « 5 » qui apparaissent, concernent les amortissements du matériel, ou bien la différence qui résulterait du « matériel » et des « amortissements du matériel ».

Vous noterez fort justement que la hauteur des pavés de couleur est proportionnelle au total de la colonne dans laquelle il se situe, exception faite d’une hauteur minimale vous permettant de lire le titre du pavé ainsi que la somme calculée dudit pavé.

Les deux premières colonnes constituent l’ACTIF et le PASSIF, soit ce qui est communément appelé le BILAN, les deux colonnes suivantes représentent les CHARGES et les PRODUITS qui concourent à la notion de compte de RESULTAT.

Il ne vous échappera pas non plus que le montant du résultat se trouve aussi bien au bilan que dans le compte de résultat proprement dit. Le Plan Compable Général dans son article 230-1, dans son premier alinéa, définit le RESULTAT de la façon suivante : Le résultat de l'exercice est égal tant à la différence entre les produits et les charges qu'à la variation des capitaux propres entre le début et la fin de l'exercice sauf s'il s'agit d'opérations affectant directement le montant des capitaux propres.

Le deuxième alinéa poursuit : Les produits et les charges de l'exercice sont classés au compte de résultat de manière à faire apparaître les différents niveaux de résultat. 

Après avoir renseigné  plusieurs évènements courants, vous opterez pour les « Evènements périodiques ». Ceux-ci comprennent les évènements suivants :

• Ecritures d’inventaire
• Clôture de l’exercice
• Affectation du résultat
• Extournes

Des explications sur ces mots barbares se trouvent dans l’Aide, à la rubrique Glossaire

Vous les utiliserez quand vous souhaiterez changer d’année comptable.

La « Personnalisation » vous permettra entre autres choses, d’accéder à des Options modifiant des calculs par défaut (« Taux de charges »), l’apparence de votre environnement (« Interface graphique »), ou la « Présentation Comptabilité/Equilibres financiers ».

Sur ce point, la présentation « Equilibres financiers » FR/BFR/Trésorerie est particulièrement intéressante : elle vise à mettre sous une forme différente les seuls éléments du BILAN. Le passage à une nouvelle année vous présente ces notions sous forme comparée N et N-1 ; choisissez un nouvel évènement, mettez à jour … vous verrez, c’est très instructif !

Si vous avez renseigné  des évènements affectant des charges et des produits, vous pourrez revenir à l’affichage traditionnel, en cliquant une première fois sur « Afficher les concepts », puis sur « Masquer les concepts ».

Par ailleurs, cette même « Personnalisation » vous offre l’opportunité de copier la balance de votre société, de créer un « Evènement supplémentaire », ou plusieurs (en fait autant que vous soulez), que vous pourrez sauvegarder, pour le(s) retrouver à la façon d’un modèle : Fichier/Enregistrer sous …, que vous rappellerez plus tard à travers le menu : Fichier/Ouvrir… L’extension des fichiers proposée est *.dyc.

En plus du Niveau d’assistance, l’Aide comprend :

• des Recommandations
• les Explications des « pavés »
• un Glossaire

Nous ne saurions trop vous conseiller d’imprimer chacune des rubriques ci-dessus, de les LIRE, si vous n’avez pour l’heure aucune culture comptable, de parcourir pour ceux déjà familiarisés avec les termes comptables.

Le plus important reste : AMUSEZ-VOUS !