La clôture est la date retenue pour laquelle les comptes vont être établis. On parle également de date d'arrêté des comptes.

Ce peut être le dernier jour de l'année civile, mais ce n'est pas une obligation.

Cette date doit être choisie, lorsque cela est possible, en fonction de l'activité de l'entité concernée.

Généralement une période de 3 ou 4 mois est nécessaire pour la collecte des données comptables et leur correcte traduction dans les comptes.

L’inventaire, au sens juridique et comptable du terme, consiste en un examen minutieux fait à la fin d’un exercice, de chaque poste de votre bilan et de votre compte de résultat, en vue de clôturer les comptes et de passer à l’exercice suivant, article 165 du Code de Commerce

L’inventaire ne concerne donc pas exclusivement les stocks ; un prestataire de services se doit également de faire un inventaire.

A titre d’exemple, nous citerons :

Les immobilisations. Leur utilisation fait qu’elles se dégradent ; même si elles sont faites pour durer, il conviendra un jour de pourvoir à leur remplacement. Cette opération s’appelle un calcul d’amortissement. La traduction comptable est une dotation aux comptes d’amortissements.

De façon succincte, retenons qu’une immobilisation, dont la durée de vie prévisible est de 5 années sera amortie à raison de 20 % par an. Ce calcul s’effectue prorata temporis (en fonction du temps), c’est-à-dire que, si vous avez acquis votre immobilisation 3 mois avant votre date de clôture (cf. explication ci-dessus), votre dotation ne sera que de 3/12 des 20% annuels.

Les stocks. Se livrer à leur inventaire est une évidence ; cela consiste à dénombrer les quantités mais également à analyser leur état de conservation/détérioration de façon à, éventuellement, pratiquer une dépréciation. Les stocks sont à exprimer au prix d’achat pour les matières premières (composants permettant d’élaborer des produits finis, s’il s’agit d’une société de fabrication), de marchandises (achats pour revente, sans transformation), au prix de production pour les autres types de stocks.

Les créances. Ce sont essentiellement les sommes que vous doivent vos clients. Sont-elles correctement calculées ? Dès l’instant où elles pourraient être libellées en devises étrangères, la conversion a-t-elle été correctement faite, ajustée en fin d’exercice ? Avez-vous bien eu le temps d’établir l’ensemble des factures (et avoirs) concernant vos clients ? Si tel n’était pas le cas, alors que la prestation, la vente a été effectuée, il vous faut pallier votre propre carence administrative et considérer les Factures A Etablir (FAE) et les Avoirs A Etablir (AAE).

Vous avez envoyé toutes vos factures, en temps et heure, parfait ! Vous êtes-vous assuré qu’elles concernaient bien votre exercice et qu’elles n’interféraient pas sur l’exercice suivant (pour exemple, lisez le paragraphe extourne) ? Cette correction consiste à diminuer l'ensemble des créances. Par convention, celle-ci ne s’effectue pas au niveau de cette rubrique mais en en créant une dans la colonne qui lui est « opposée » dans un poste : Produits Constatés d’Avance (PCA)

L’ensemble de ce que vous doivent vos clients correspond-il à ce que vous allez effectivement recouvrer dans le futur ? N’y a-t-il pas quelque risque sur tel ou tel client qui vous a montré à plusieurs reprises, des difficultés pour vous régler, ou qui n’a pas respecté ses échéances ? Dans ce dernier cas, il convient sans attendre de considérer ce risque, l’évaluer et le comptabiliser. Le résultat en sera affecté dès son évaluation ; sa traduction comptable s’appelle une dotation aux comptes de dépréciation.

Cette dépréciation est à calculer client par client et en aucun cas de façon arbitraire ou statistique (x % de ce que me doit l’ensemble de mes clients).

Les disponibilités. De la façon dont le logiciel a fonctionné depuis le début de la prise en compte de vos évènements, il ne devrait y avoir aucun ajustement à faire. Notez cependant que nous ne nous sommes à aucun moment souciés de la présentation ou non des règlements effectués auprès de nos débiteurs, comme des règlements reçus de la part de nos créanciers. Dans la réalité, nous devons faire de même : ce n’est pas parce que l’un de nos fournisseurs met du temps à encaisser le chèque que nous lui avons envoyé en règlement de sa facture, que nous disposons de ladite somme ; pour nous cette somme doit avoir définitivement appauvri notre trésorerie. Ce besoin de s’assurer que nos disponibilités sont en adéquation avec la banque (relevés que nous envoie notre banquier, préféré ou non) se concrétise par un « rapprochement de banque ». Même s’il s’agit fondamentalement d’un des travaux d’inventaire, il est très recommandé d’en effectuer TRES régulièrement. Leur fréquence est intimement liée au nombre de transactions bancaires effectuées par jour, semaine, mois ou trimestre.

Les Provisions pour risques et charges. Un procès est en cours (commercial, prudhommal, …) ; il convient d’en apprécier le risque et d’intégrer dans vos comptes le risque potentiel de perte à venir. Il ne vous est pas demandé de lire dans le marc de café, ni de prédire la somme exacte que vous allez avoir à débourser, mais d’anticiper, au mieux, la perte réelle que vous supporterez. Bonne nouvelle, cette somme viendra minorer votre résultat … donc votre impôt.

Les emprunts. Il convient de s’assurer que la position de ceux-ci est bien en adéquation avec les tableaux d’amortissement que l’organisme prêteur vous a confiés, lors de la délivrance de votre emprunt.

Les découverts. Cf. Les disponibilités (ci-dessus)

Les dettes. Le discours est à peu près le même que celui intéressant les clients. Certaines dettes sont-elles libellées en devises ? Elles doivent être ajustées au cours de la devise le jour de la clôture. Avez-vous bien reçu toutes les factures de vos fournisseurs ? N’y a-t-il pas lieu d’en provisionner certaines ? Ce peut être des Factures Non Parvenues (FNP) ou des Avoirs A Recevoir (AAR). Quelques factures, effectivement reçues et comptabilisées correctement, n’intéressent-elles pas directement l’exercice au cours duquel elles ont été constatées ? Il convient d’en considérer une partie comme Charge Comptabilisée d’Avance (CCA). Pour les mêmes raisons que celles évoquées au paragraphe 2 concernant les créances, ces CCA ne se mettent pas en soustraction de la rubrique « Dettes », mais en positif dans la colonne qui lui est opposée, à l'ACTIF.

Un certain nombre d'opérations ont pu affecter le résultat de votre exercice précédent, grâce à l'enquête minutieuse effectuée lors de sa clôture, l'extourne consistera à annuler ce qui aura été constaté l'année précédente au moment de l'inventaire.

Deux groupes sont à considérer, en fonction des documents d’une part, et des calculs à effectuer d'autre part.

Les documents, considérés comme n’ayant pas été établis ou reçus à bonne date, sont au nombre de quatre (cf. en italique) :

Les fournisseurs tardent à vous envoyer des documents. Vous n’attendez pas de les recevoir, ou bien vous les recevez après votre date de clôture : vous les évaluez ou les constatez dans vos comptes pour les corriger, en fait les rendre plus exacts ; il s’agit :

• de factures non parvenues (FNP)
• des avoirs à recevoir (AAR)

vous avez rendu les services ou vendu les produits attendus à vos clients, mais tardez à leur envoyer le(s) document(s), conformément à ce qu'il s'est passé sur l'année qui se termine. Ces mêmes documents n’ont pu être établis en temps et heure, ce sera chose faite au début de l'année suivante, vous devez constater :

• des factures à établir (FAE)
• des avoirs à établir (AAE)

Les sommes calculées présentent deux grandes catégories (également en italique) :

• des charges constatées d'avance (CCA) ; par exemple votre compagnie d'assurances vous a envoyé votre quittance annuelle de 12 mois pour la période 1er octobre année N au 30 septembre N + 1. Vous êtes en possession du document qui fait apparaître un coût annuel de 12, soit un coût mensuel de 1. Il serait tout à fait inconvenant de votre part, alors que votre date de clôture est le 31 janvier, d'exiger de la part de votre assureur d'établir des documents dont les dates correspondent avec votre date de clôture.

En fait c'est à vous de considérer qu'au cas présent 8 mois (février à septembre) ne concernent pas l'année et seront donc comptabilisés d'avance.

• des produits constatés d'avance (PCA) ; les mêmes causes produisant les mêmes effets, imaginez que votre compagnie d'assurances clôture ses comptes le 30 avril, elle devra en toute logique considérer que 5 mois sur les 12 facturés vers le 1^er octobre de l’année précédente, seront « facturés » d'avance (mai à septembre) Dans l’un et l’autre cas, vous procéderez à une extourne qui aura pour effet, dès le premier jour de votre exercice N + 1, d’annuler ce que vous avez constaté l’exercice précédent, le logiciel se propose de la faire à votre place.

Remarques importantes :

Par défaut le système ne prévoit pas l’extourne automatique, pour vous permettre de visualiser ce qu’il se passe au moment de l'ouverture du nouvel exercice, le système procèdera à l’extourne dès l’instant où vous aurez choisi de la/les constater.

Sont aussi considérées comme extournes l'annulation des autres écritures d'inventaire passées juste avant la clôture de l'année précédente. Ce sont la constatation des stocks et leur dépréciation, les provisions pour risques, les congés payés...

DynamiCompta se propose d'effectuer les extournes de façon globale, ou au cas par cas, extourne par extourne, extournes par extournes.